中国农业发展银行关于规范电子邮件系统运行管

2018-10-15 04:36栏目:网站首页
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发文单位:中国农业发展银行

发文单位:中国农业发展银行

文  号:农发行字[1999]62号

文  号:农发行办字[1999]18号

发布日期:1999-3-11

发布日期:1999-6-23

执行日期:1999-3-11

执行日期:1999-6-23

生效日期:1900-1-1

生效日期:1900-1-1

中国农业发展银行各省、自治区、直辖市分行,各计划单列市分行:

  第一章 总则

1998年6月,经过总行和各分行技术人员的共同努力,我行已初步建立了电子邮件系统,并投入试运行。电子邮件系统的建立,对加快总、分行之间的信息传递,加强收购资金封闭运行管理,起到了积极作用。根据1998年10月19日总行行务会有关精神,信息电脑部和办公室就建立我行“电子红头文件传输系统”做了大量的调研工作。根据建立该系统的实施方案,拟在电子邮件系统试运行的基础上,进一步规范电子邮件的管理,并在此基础上逐步建立“电子红头文件传输系统”。为规范电子邮件的管理,并为开通“电子红头文件传输系统”做好基础工作,现就有关问题通知如下:

  第二章 公文传输范围

  一、加强组织管理按时完成用户注册工作。目前,各级分行注册工作较为缓慢,长期下去势必影响工作效率。请各分行务必于3月26日前完成用户的注册工作(信贷、财务、计划、信息等部门应首先建好,并进行相应的邮件传输测试),凡是没有按期完成用户注册的分行,总行将进行通报。从3月29日起,总、分行之间的文件传递将按照本通知要求进行。用户注册规范见附件。

  第三章 电子公文的制作流程

  二、收发文管理工作。行发文由总行、省分行行发文管理员负责发送和接收(总行行收文管理员负责接收分行的行发文);总行各部(室)及省分行各处(室)发文由总行各部(室)和省分行各处(室)发文管理员负责接收和发送。文件的发送和接收必须由收发文管理员统一负责,不得以个人名义发送正式文件。

  第四章 电子公文的收、发工作流程

收发文管理工作注意事项:

  第五章 公文传输管理

  (一)邮件信笺的附件采用WORD97 WORD文档(DOC)和EXCEL97工作簿(XLS)格式,转发文件经图形扫描处理后存为TIF格式。

  第六章 电子印章的使用和管理

  (二)通过电子邮件方式下发的文件,仅为文件信息,不做为正式文件,但其内容应与正式文件相一致,文件格式中必须包含文号、标题、主送机关和正文等公文要素。

  第七章 安全和保密管理

  (三)通过电子邮件系统,只能下发一般性文件或资料,凡是带有秘密、机密、绝密等密级的文件不得通过该方式下发,否则按规定将追究有关人员的责任。

  第八章 网络系统维护和管理

  三、加快局域网的建设步伐,不断充实局域网内容。已建局域网的分行,应尽快完成各处室网络工作站的调试工作;没有建局域网的分行,务必加快局域网建设。已为各处室安装工作站的分行,由各处室自行负责文件的收发;没有为各处室安装工作站的分行,收发文客户机暂时设在信息电脑部门,具体工作由各分行自行协商解决。同时,各分行要抓紧电子邮件系统的培训工作,使全体工作人员尽快掌握系统的使用方法。由各分行办公室负责本行的总体协调工作,信息电脑部门负责技术支持工作。

  第九章 监督检查

  四、制定制度,保证电子邮件系统正常运行。为保证电子邮件系统的安全、畅通,各分行应尽快制定相应制度,落实专人负责系统的维护,在每个工作日内,必须保证邮件服务器的开机及正常运转,及时将添加的人员复制到公共地址本。

  第十章 附则

  请各分行务必按照总行的上述要求,抓紧各项工作的落实,为进一步推进总行各项政策的贯彻执行,提高我行经营管理水平奠定良好的基础。有关建立“电子红头文件传输系统”的实施方案和管理办法,总行将另行通知。

  第一章 总则

  附:用户注册规范

  第一条 为加快公文运转,提高工作质量,经行领导批准,总行开发了中国农业发展银行电子公文传输系统(以下简称“公文传输系统”)。“公文传输系统”的运行将使我行公文运转从传统的邮寄方式改为网上传输。为确保公文传输系统高效、安全、畅通运行,充分体现公文网上传输快捷、准确的优越性,同时为了对“公文传输系统”进行规范化、制度化管理,特制定本暂行管理办法。

鉴于目前电子邮件系统在使用中,因为邮件用户命名方法问题,造成了使用中的不便。现根据用户的要求,请各行的系统管理员将行收发文和各处(室)收发文管理员的名字改为××行收发文管理员和××行×处(室)收发文管理员,使大家更直观的了解是谁写的信,便于统计检查。具体的更名方法参见(《Lotus Notes4.5系统管理》第八章第七节手动更改层次结构标识普通名)具体格式如下:

  第二条 电子公文传输是公文传输中对邮寄收发方式的一种替代形式,因此带红头和印章发出的电子公文具有与纸质文件同等的法律效力。

  例:北京

  第三条 为了保证“公文传输系统”的正常运行,各行办公室要有一名领导分管此项工作。信息电脑部门要有专人负责技术保障,办公室负责“公文传输系统”的管理使用,并设专人具体负责和操作。

  行收发文:北京分行收发文管理员/北京/adbc

  第二章 公文传输范围

  处收发文:北京信息处处收发文管理员/信息处/北京/adbc

  第四条 总行、分行不涉及密级的行发文件、总行各部(室)、分行各处(室)文件、信息、简报,紧急事件的情况报告、资料等均可通过电子公文系统传输。

  北京财会处收发文管理员/财会处/北京/adbc

  第五条 带密级的文件资料、报表等原则上一律不得传输。如确需传输带密级的文件必须经办公室领导批准。

  另,复制中存在的问题。请各行只将添加和修改的项目复制到公共地址本,即设置为单向复制。

  第三章 电子公文的制作流程

  第六条 电子公文的签发手续按照同级纸质公文的签发手续办理。

  第七条 各部(处)拟稿人在将文件内容打印后,按要求逐项登录电子发文稿纸,并将文件格式转换成纯文本(TXT)格式,附加在发文稿纸中“阅览文件信息”区段的“正文文件”位置上,按“发送到发文登记库”按钮发送到“收发文管理员”处,同时将纸质公文送交“收发文管理员”。

  第八条 打字人员负责用方正或书生排版系统制作电子红头、编辑排版和定义盖章等工作。电子红头为一次制作,长期使用。打字人员在文件编辑排版时,必须按不同的办文单位和公文种类嵌套相应的电子红头,并将电子印章设定在能够嵌压在签发日期的位置上,排版生成二扫文件(PS2或S2)。

  第九条 对于没有附件的公文或正文与附件可同时排版生成二扫文件(PS2或S2),收发文管理员用书生软件对其盖章打包加密后生成电子公文(GW格式),不能将小样文件直接传输。

  第十条 对于转发纸质文件作为正文附件的,一律用扫描仪扫描成TIF文件格式,同正文一起盖章打包生成电子公文(GW格式)。具体操作如下:

  (一)如正文与附件纸张大小相同,可直接链接到正文后,随正文用“添加文件”按钮在电子发文稿纸的“阅览文件信息”区段中的“正文文件”域内。

  (二)如正文与附件纸张大小不同时,用上述方法将正文添加在“阅览文件信息”区段的“正文文件”域内,附件添加在“附件”域内。

  (三)如附件是表格,可用上述方法直接将其添加在“阅览文件信息”区段的“附件”域内。

  (四)凡添加在“阅览文件信息”区段的“附件”域内的附件,必须在“备注”域中输入文件格式和纸型等提示信息,以便接收方打印。

  第十一条 附件扫描时,扫描仪统一采用180DPI分辨率设置扫描成TIF格式。有下列情况之一的附件不能扫描传输,必须与正文一并采用邮寄方式进行:

  (一)扫描原件过长,页数超过20页的。

  (二)原件的文字或表格字号小于小4号的。

  (三)原件的图像清晰度差的。

  第四章 电子公文的收、发工作流程

  第十二条 发文方的收发文管理员将电子公文按要求定义发送地址、打印份数、加密、发送、归档。

  第十三条 收文方的收发文管理员接收到电子公文后,按发文方规定的打印份数和“备注”栏提示的发送信息打印、装订文件,同时按“回执”按钮将收到文件的信息尽快反馈发文方。输出“收文处理单”,进入本行公文运转流程。

  第五章 公文传输管理

  第十四条 电子公文传输系统目前仅限于总行和各省级分行办公室使用。

  第十五条 各行收发文要设专人负责,人员要相对稳定。

  第十六条 电子公文的格式、红头、印章式样要保持纸质公文的原有式样,严禁随意改动。

  第十七条 各分行公文传输系统在有效工作日内必须全天开机,随时准备接收文件。每周五或遇节假日下班前应检查是否有未接收的电子公文,不能拖延至下周或节假日后接收。如遇特殊情况需对方接收文件,应提前通知对方,及时接收。

  第十八条 为及时核对收发文情况,每周一总行与各分行以电子邮件方式互发核对清单。如发现不符,应及时与对方联系,立即补发,以确保公文传输准确无误。

  第十九条 纸张要求。

  (一)正文:A4或16开(184×260)纸,纵向。

  (二)附件:附件的纸张大小应与正文相同,如附件中有表格,可在打印设置中按表格本身的纸型,重新设置并打印。

  第二十条 在试运行期间采用电子公文和纸文本同时发送。由于特殊原因不能用网络传输的公文,仍采用邮寄方式,但正文和附件不能分离。

  第六章 电子印章的使用和管理

  第二十一条 本系统使用的电子印章与实物印章具有同等法律效力。电子印章管理视同实务印章管理,管理办法按总行印章管理规定执行。

  第二十二条 总行负责制作颁发各省、自治区、直辖市分行,各计划单列市分行及党委的电子印章,每行2套(其中1套备份)。如电子印章磁盘损坏,分行要向总行办公室文档处报告,并由总行重新制作,收旧换新,任何单位不得私自复制电子印章软盘。

  第二十三条 电子印章的使用只限于经公文传输系统传输的电子公文。不得作为介绍信、单据、合同书等其他具有法律效力的文件盖章使用。

  第七章 安全和保密管理

  第二十四条 各分行的收发电子公文机房为机要重地,非工作人员不得随意进入,有条件的分行可设立专用收发电子公文专用机房。

  第二十五条 总行与各省、自治区、直辖市分行,各计划单列市分行在同一时间使用同一密码,密码由总行确定。密码每三个月更换一次,遇特殊情况应报告及时更换。密码由6位阿拉伯数字组成。

  第二十六条 各行电子印章及密码由收发文管理员保管,收发文管理员必须增强保密意识,不得向任何人提供操作程序、电子印章软盘及密码,如收发文人员变动,应立即通知总行,以便及时更改密码。

  第二十七条 各单位收发文管理员必须按规定收、发文件,不得随意扩大收、发文范围或延误办文时间。并建立严格的登记制度,以备清理、查询。非公开的重要文字资料的接收、发送、办理、保管等必须严格按有关保密制度和规定办理。

  第二十八条 各行要妥善处理经公文传输系统接收的无效公文,无论是否嵌压印章,都不得随意乱丢,必须及时收集销毁。

  第二十九条 因工作失误,致使电子公文、印章丢失或被盗,要视情节轻重程度,追究当事人及领导者责任。

  第八章 网络系统维护和管理

  第三十条 各行收发文管理员必须严格按总行和本单位有关管理制度及操作规程进行操作。

  第三十一条 为使文件经传输后发文方与收文方的文件一致,要绝对保证网络上所有传输工作的软件统一,任何单位和个人不许擅自修改程序编码和任意改动机器设置。

  第三十二条 各分行要指定专门技术人员进行设备检查和维护,保证设备处于良好状态。系统的技术资料、软件等要有专人管理,不得遗失。

  第三十三条 用于电子公文传输系统的计算机、输出设备是专用机器,除公文收发以外,不能兼作它用。

  第三十四条 严防计算机病毒破坏网络系统。

  (一)严禁在传输系统上进行电子游戏和与收发文工作无关的操作。

  (二)严禁随意使用外来软盘,确需使用时必须首先进行杀毒处理。

  (三)各行收发文管理员必须备有杀毒软盘,随时检查和清杀病毒,并定期升级杀毒软件。

  第三十五条 各行收发文管理员应主动与技术人员沟通、联系,作好协调工作,及时发现、解决问题。

  第九章 监督检查

  第三十六条 各行办公室、信息电脑部门应组织人员定期或不定期对操作人员和技术人员的工作情况进行监督、检查。

  第三十七条 总行办公室将不定期对各行收发文工作情况进行检查、通报。

  第十章 附则

  第三十八条 本办法适用于中国农业发展银行总行与省级分行电子公文传输系统。各分行可根据本单位实际情况制定岗位责任制。

  第三十九条 “公文传输系统”是从传统的纸质邮寄革新到网络传输,在实际运行过程中会遇到过去纸质邮寄中没有遇到的问题,各行要在严格执行本管理办法的基础上,及时将有关情况向总行办公室反映,以便共同研究解决。

  第四十条 本办法的实施由总行办公室负责监督、解释,并根据实际情况适时修订。

  第四十一条 本办法自下发之日起执行。

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